Wageningen University is een internationale kennisinstelling met als missie ‘to explore the potential of nature to improve the quality of life’. E-mail is één van de primaire kanalen om te communiceren met de doelgroep. Wageningen University schakelde Measuremail in om een compleet nieuwe oplossing voor e-mailcommunicatie te implementeren en deze te integreren met het nieuwe internetplatform.

Josine Vos

Josine Vos

Project Management & Consultancy

Wesley Donker

Wesley Donker

Custom Development

Wilco Bakker

Wilco Bakker

Campaign Design

Michael Rozenbeek

Michael Rozenbeek

Custom Development

Wageningen University is een complexe, grote kennisinstelling die kennis efficiënt moet kunnen communiceren. Het telt negen onderzoekscentra, één faculteit en ongeveer negentig leerstoelgroepen. Alle onderdelen van Wageningen University hadden een eigen website met een eigen vormgeving en redactie. Hierdoor was de online communicatie versnipperd en droeg het niet bij aan de doelstellingen die vanuit Wageningen University zijn geformuleerd.

Om meer centraal georganiseerd te zijn, is Wageningen University begonnen met het project ‘Nieuw Internet’. In dit project is één centrale website en één online profiel opgezet. De uitstraling van Wageningen University op het internet en de verschillende e-mailkanalen moet aansluiten bij de missie. Daarnaast moet Wageningen University ook qua uitstraling en middelen aansluiten bij de wijze waarop het gebruik van internet en e-mail is geïntegreerd in het kennis- en mediaconsumptiepatroon van de verschillende doelgroepen die zij heeft. Als laatst is binnen Wageningen University de doelstelling om een geïntegreerd internetlandschap te realiseren waarbij de verschillende online kanalen beheerd, gemanaged en gevuld worden.

Verschillende onderdelen Wageningen University

De oplossing van Measuremail biedt voor ons de ultieme mogelijkheid de klant centraal te stellen. We gaan het e-mailkanaal ten volle benutten.

Haico MinkhorstTeamleider Digitale Media - Wageningen University
Studenten Wageningen University

Onze samenwerking is gestart met het bespreken wat Wageningen University precies van Measuremail verwachtte. We hebben kritisch gekeken naar de templates waar Wageningen University op dat moment gebruik van maakte. Er waren ± 50 verschillende templates die allemaal gebruikmaakten van een andere huisstijl en vormgeving. Hierdoor was het voor de ontvanger niet altijd duidelijk dat de mail afkomstig was van Wageningen University. Daarnaast is ook gekeken naar de opzet van de templates en hoe wij deze gebruiksvriendelijker konden maken.

Vóór project ‘Nieuw Internet’ hadden ontvangers meerdere online profielen die niet aan elkaar gekoppeld waren. Hierdoor was er geen synergie en dit paste niet bij hoe Wageningen University het zou willen. Zij wilden meer synergie waardoor zij de verschillende segmenten beter zouden kunnen benaderen om meer rendement uit de profielen te halen. Hier is gekeken hoe wij Measuremail konden koppelen aan de backend van de website van Wageningen University om deze synergie te bereiken.

Een wens van Wageningen University was ook om ervoor te zorgen dat redacteuren minder tijd kwijt zouden zijn met het maken van e-mailcampagnes en het verzenden hiervan. We hebben daarom gekeken hoe we de templates handiger konden inrichten waardoor de redacteur wel de regie hield, maar ook tijd kon besparen.

In overleg hebben we het aantal templates kunnen verminderen van ± 50 naar ± 5. Dit hebben we gedaan door de opzet van de templates te veranderen: alle templates zijn flexibel opgebouwd. Ze bestaan uit zowel vaste elementen als flexibele contentblokken. Redacteuren kunnen zelf kiezen welke contentblokken zij voor welke mailing willen gebruiken. Op deze manier is de relevantie per mailing hoger dan voorheen.

Daarnaast is bij de bouw van de templates RSS ingebouwd. Zodra een van de webredacties content plaatst op de website, wordt deze automatisch via RSS feeds in de nieuwsbrief geplaatst. Per RSS blok kan de redacteur zelf kiezen welk artikel daar komt te staan. Zo heb je nooit een standaard lijstje, maar hou je de regie over de volgorde van artikelen in je nieuwsbrief. Dit levert de redacteur een tijdsbesparing op. Daarnaast hebben we alle templates voorzien van dezelfde uitstraling door het toepassen van de opzet en huisstijl van Wageningen University.

Wageningen University stuurt een diversiteit aan campagnes. Zij versturen zowel informatieve campagnes over bijvoorbeeld de campus, als commerciële campagnes om fondsen en opdrachten te werven. Daarnaast verzenden ze ook reguliere nieuwsbrieven en ad hoc campagnes. Ten slotte zijn er ook nog programmacampagnes en gesloten campagnes. Er zijn e-mailflows ingericht om nieuwe studenten geautomatiseerd een serie van e-mails te sturen waarin Wageningen University ze op praktische zaken wijst. Omdat deze flows automatisch verlopen, is er een tijdsbesparing opgetreden.

Voorbeeld mails
Voorbeeld mails

Samen met Wageningen University hebben we ervoor gezorgd dat zij nu meer relevante en meer inhoudelijke e-mailcampagnes kunnen versturen.

Josine VosE-mailservices Consultant - Measuremail
Attentiemail

Om meer synergie te realiseren tussen de verschillende online profielen zijn alle profielen nu gecentraliseerd waardoor iedere ontvanger nog maar één online profiel heeft. In dit online profiel staat welke nieuwsbrieven de ontvanger ontvangt. Daarnaast kan de ontvanger gemakkelijk inloggen en zijn profiel zelf aanpassen.

Deze aanpassingen worden door een koppeling tussen de backend van de website van Wageningen University en Measuremail direct en automatisch doorgestuurd. Omdat de informatie real-time wordt uitgewisseld, kan de ontvanger direct zien of de wijziging die hij heeft toegepast ook daadwerkelijk is behandeld. Dankzij deze automatische uitwisseling van informatie is Wageningen University in staat om meer relevante en meer inhoudelijke e-mailcampagnes te versturen.

Hoofdredacteuren kunnen ook segmentatiemodellen maken die aansluiten bij de ontvanger. Dit is gedaan op basis van het online profiel van de ontvanger. Redacteuren kunnen deze segmentatiemodellen toepassen in de campagnes die zij opzetten. Omdat de templates zowel flexibele als vaste elementen bevat, kan een redacteur ook gemakkelijk een campagne opstellen. Hierdoor houdt Wageningen University centraal de controle, maar wordt er decentraal verzonden.

Wil je meer weten over de inzet van e-mail bij de Wageningen University?