Provincie Groningen zet diverse kanalen in om te communiceren met haar inwoners en geïnteresseerden. Nieuwsbrieven en persberichten vormen een belangrijk onderdeel in de communicatiestrategie. Om de processen en het design te optimaliseren schakelde Provincie Groningen Measuremail in.

Josine Vos

Josine Vos

Project Management

Wilco Bakker

Wilco Bakker

Campaign Design

Roelof van Ittersum

Roelof van Ittersum

Custom Development

Alwin de Bruin

Alwin de Bruin

Email Authentication

Makeover van e-maildesign

Aanleiding voor het nieuwe e-maildesign was de nieuwe huisstijl van de provincie. Deze modernere en frissere look vormde de basis voor het totale design. In overleg hebben we bepaald welke elementen binnen de communicatie een plek moeten krijgen en wat het belang van ieder element is. Op basis daarvan hebben we wireframes vastgesteld voor zowel desktop als mobiel. In de mobiele variant is duidelijk het effect van responsive design te zien.

Hoewel e-mailcommunicatie niet valt onder de toegankelijkheidseisen van WCAG, hebben we bij de bouw deze richtlijnen zo ver mogelijk toegepast op de templates. Dit zorgt ervoor dat ook mensen met een visuele beperking op een juiste manier de content uit de digitale communicatie tot zich kunnen nemen.

Tevens is bij de bouw van de templates gebruik gemaakt van RSS. Zowel het nieuws als de bekendmakingen worden via verschillende feeds ingeladen. Redacteuren hebben nog altijd de mogelijkheid om de content aan te passen nadat deze is ingeladen vanuit RSS.

Makeover E-maildesign

Dankzij de samenwerking met Measuremail zijn we in staat om met een enorme besparing in productietijd een veel hogere kwaliteit van communicatie te leveren.

Anita Havinga Teamcoördinator communicatie - Provincie Groningen
Optimalisatie e-mailprocessen

Optimalisatie van e-mailprocessen

Niet alleen dankzij de inzet van RSS bespaart Provincie Groningen op de productietijd van haar communicatie. Voorheen werd namelijk een persbericht niet als content in de e-mail verzonden, maar als PDF in de bijlage. Deze PDF werd handmatig opgesteld. Na verzending van de e-mail werd deze PDF handmatig op de website gepubliceerd. Dankzij dit handmatige proces en de meerdere mensen die hierbij betrokken waren, was het voor woordvoerders tevens niet mogelijk om persberichten in het weekend te verzenden.

Dankzij de inzet van het Measuremail-platform en de daarbij behorende optimalisatie van het hele proces, zijn de woordvoerders nu zelf in staat om persberichten op ieder gewenst moment te versturen. De tekst wordt door hen ingevoerd als content in de e-mail en wordt via een contentadapter compleet geautomatiseerd als content doorgeplaatst naar het online archief op de website. Zodoende is deze content ook te indexeren door zoekmachines.

Buiten het gemak van het zelf kunnen versturen op ieder gewenst moment, levert deze optimalisatie een tijdsbesparing van zeker 1 uur per verzonden nieuwsbrief op. Met zo’n 300 persberichten per jaar is dit een gigantische besparing op de productietijd!

Wil je meer weten over de inzet van e-mail bij de Provincie Groningen?