Vanaf 1 januari 2012 zal de regelgeving rondom e-mail veranderen. De nieuwe Code E-mail treed dan namelijk in werking. Deze code m.b.t. de regelgeving wordt dan officieel onderdeel van de Reclame Code, waardoor naast de OPTA ook de Reclame Code Commissie deze regelgeving zal gaan handhaven. Hierdoor wordt de slagkracht tegen verzenders die zich niet aan deze regelgeving houden vergroot. Daarnaast zal de regelgeving voor iedereen die reclame via e-mail verzend gaan gelden en niet alleen voor leden van de betrokken brancheorganisaties. Twee documenten ter ondersteuning van de Nieuwe Code E-mail zijn de Telecomwet en deze blog op de website van de DDMA.

Code is een initiatief uit de branche

De nieuwe code is een initiatief van DDMA en de Nederlandse Thuiswinkel Organisatie en wordt daarnaast ondersteund door het IAB en VNO-NCW. De code zal dus ingaan per 1 januari 2012 en wordt onderdeel van de Reclame Code, waardoor de code voor iedereen in de e-mail branche zal gelden en niet alleen voor leden. Hierdoor krijgt, naast de OPTA, ook de Reclame Code Commissie de mogelijkheid om de code te handhaven, waardoor er meer mogelijkheden ontstaan om overtreders aan te pakken.

Reclame via e-mail wordt transparanter

De nieuwe Code E-mail vervangt de drie verschillende bestaande codes, waardoor er ook geen aparte codes meer zijn voor B-2-B en B-2-C. De code is alleen van toepassing op het toezenden van reclame via e-mail en niet voor service e-mails of digitale facturen. Dit betekent overigens niet dat je commerciële mogelijkheden onbeperkt in een service e-mail kunt opnemen, want de handhavende instanties zullen, op basis van huidige uitspraken, dat al heel snel als reclame aanmerken. De nieuwe code zal er met name voor moeten zorgen dat de ontvangers makkelijker kunnen identificeren van wie de reclame afkomstig is en duidelijker kunnen aangeven of het hier om een ongevraagd bericht gaat of niet.

De Code E-mail in het kort

  • Reclame via e-mail is toegestaan als de ontvanger door middel van een actieve handeling vooraf toestemming heeft verleend.
  • Uitzondering hierop is de situatie dat het e-mail adres is verkregen in het kader van een verkoop en wordt gebruikt voor reclame voor gelijksoortige producten of diensten.
  • Het valideren van e-mail adressen met bestanden van anderen is toegestaan, want de code legt de nadruk op het toezenden. Uitwisselen van e-mail adressen is dus niet toegestaan, want hiervoor heeft de ontvanger geen toestemming gegeven.
  • De ontvanger moet direct bij de actieve handeling zien waarvoor zijn e-mail adres zal worden gebruikt. Dit mag niet (meer) worden weggestopt in de Algemene Voorwaarden of het Privacy Statement.
  • Bij co-registratie stelt de OPTA aanvullende eisen zoals een aparte actieve handeling per label. Dit staat echter wel haaks op andere (Europese) Codes en DDMA is hier dan ook tegen en bezig om dit te wijzigen.
  • Het merk of de bedrijfsnaam waaronder toestemming is verkregen wordt het “label” genoemd en moet worden opgenomen in het “From-veld”.
  • Het “Reply-To-veld” moet gevuld zijn met een werkend e-mailadres, waarop respons moet worden ontvangen. Hiermee komt er hopelijk een einde aan alle no-reply adressen, want we willen immers een dialoog met de ontvanger starten.
  • In het geval van derdeverstrekking moet het voor de ontvanger duidelijk zijn welke bestandseigenaar zijn e-mail adres heeft verzameld. Hij moet zich daarvoor dan ook bij de bestandseigenaar kunnen afmelden.
  • Bij het gebruik van een “Tell-a-Friend” systeem moet de naam van de vriend in het “From-veld” worden opgenomen. Het “Reply-to-veld” moet gevuld zijn met het e-mail adres van de vriend de ontvanger direct bij de vriend kan aangeven dat hij de e-mail niet wilt ontvangen.
  • Bijlagen worden (weer) toegestaan, maar mogen gezamenlijk niet groter zijn dan 150kb. Downloadverwijzingen dienen in de e-mail altijd te worden voorzien van de omvang en het type bestand.

De nieuwe Code E-mail maakt de wet- en regelgeving rondom het verzenden van reclame via e-mail veel inzichtelijker voor adverteerders en ontvangers, waardoor het makkelijker wordt om jezelf voor ongevraagde berichten af te melden. Hoewel deze regelgeving vrij strikt lijkt valt dit nog wel mee wanneer je dit afzet tegen de Internet Service Providers en hun strijd tegen ongevraagde berichten. Probeer dus geen mazen in deze regelgeving te vinden om alsnog “legaal” reclame via e-mail te verzenden, maar zorg ervoor dat je e-mail berichten relevant zijn voor de ontvanger. Wanneer jij jezelf in de ontvanger verplaatst en dan twijfelt of de ontvanger begrijpt waarom hij het e-mail bericht wat je wilt versturen ontvangt verzend hem dan niet. Het bericht kan dan wel legitiem zijn, maar is nog steeds ongewenst en dus slecht voor de reputatie van de organisatie, maar ook het verzendadres en het IP adres.

De volledige Code E-mail is hier te bekijken op de website van DDMA. Mocht je nog vragen hebben dan helpen wij je graag verder. Wat vinden jullie van de nieuwe code? Zal deze helpen om voortaan minder ongevraagde e-mail berichten te ontvangen?